大学webサイトの考え方(2):達成すべき「目標」を設定しよう【前編】

マイスターです。

昨日の記事で書きましたとおり、簡単にではありますが「大学webサイトの考え方」というテーマで書かせていただきます。

本日のテーマは、ずばり

「サイトで達成すべき目標」

です。サイトの存在理由、と言い換えても良いかもしれません。
最初にこれを考えないことには、プロジェクトは始まりません。

その前にひとつ確認です。
webサイトに関わる方は普通、「このサイトを成功させたい!」「良いサイトにしたい!」と考えてらっしゃるはずです。そうですよね?
「このサイトは失敗だね」「よくないサイトだね」なんて言われたら、作っている方としてはガッカリするでしょう。せっかくならより良いものをと思われるでしょう。

では、「成功」とは何でしょう?

一体、何を達成したら「成功」したサイトだと言えるのでしょうか?
あるいは逆に、どういう状態になったら「失敗」なのでしょうか?

この「成功の定義」を自分たちで設定することが、webサイト運用の最大の「極意」なのです。

ちょっと話がwebサイトから逸れてしまうかも知れませんが、この「成功の定義」は大事なことですので、少し詳しくご説明し体と思います。

マイスターは、大学のような非営利組織・予算主義の組織というのは、「達成すべき目標」を設定することにあまりなじみがないことが多いように思います。

例えば営利企業は「今期の売り上げ○○円!」、「販売台数、前年比○○%アップ!」といった感じで常に目標を設定しています。それが達成されれば成功であり、達成できなければ失敗です。そして失敗したら責任者が責任を取る、これがルールです。
また企業の目的は利益の最大化ですから、多くの場合「現状維持は失敗」とされるのも特徴的です。

しかし大学、特に職員組織においては、前年度と同じことを間違いなく確実に実行することに仕事の力点が置かれがちです。
もちろんそれが何より大切なことではあるのですが、長年そういった意識で過ごしていると、

<ルーチンワークをこなすこと=仕事>

であるという認識がどうしても教職員の体に染みついてしまいます。
その結果、組織から「問題解決能力」や「提案力」が失われてしまうという弊害を生むこともあるように思われるのです。
皆様の組織では、何かのプロジェクトを進めるときにも明確な「達成目標」や「責任の所在」を設定することなく、漠然と勢いだけで物事を進めてしまうことはないでしょうか?

例えばイメージしやすい例として、どの大学でも行っている「高校訪問」なんてのはいかがでしょう。
プロジェクトの目標は「受験生を前年度比○○%増やす」「高校教員からの資料請求を2倍にする」などと設定すべきですよね。「○○校を訪問する」といったものは、最終目標ではなく途中の「手段」ですから、目標設定の仕方としてはふさわしくありません。また、それが達成されなかったら誰がどのような責任を取るのかも決めておくべきです。
いかがですか、皆様の職場ではそういったことを明確にしてらっしゃいますか?

つまり、マイスターが申し上げたいのは、「最初から成功と失敗の定義を決めることを避けていたら、永遠に成功にはたどり着けませんよ」ということなのです。考えてみれば当たり前ですね。
これは、プロジェクトマネジメントの基本的な考え方の一つです。

さて、話をwebサイトに戻します。

webサイトにおいても、

「こういう状態を達成したら今期は成功といえる」

という定義を決めておくことが大事です。

目指すべき目標が明確であればあるほど、物事が具体的に進展していくはずです。

「簡単に言うけれど、大学のwebサイトが担う役割は複雑で、そんなにわかりやすく目標を決められるものではないだろう」
といった声も聞こえてきそうです。しかし、決めなければいつまで経っても成果を曖昧にごまかし続けるままです。ここは、何があろうと絶対に決めなければなりません。

なおこの「成功の定義」は、なるべくシンプルで具体的なものにすると効果的ですが、何も一つだけでなくても結構です。

今日はここまで。続きは明日にします。
明日は、そんな「成功の定義」の決め方について考えていきます。

以上、マイスターでした。